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Der Teil B 2 des RHIA/VERA Verfahrens dient zur Beschreibung der am beobachteten Arbeitplatz verwendeten Arbeitsmittel und Informationen.

Arbeitsmittel (B 2.1)Bearbeiten

  • Büromaterial: steht ausreichend zur Verfügung
  • Ablage-/Ordnungsvorrichtungen: Ordner
  • Konventionelle Büro-Techniken:
    • nicht mehr vorhanden (veraltet): Schreibmaschine, Rechenmaschine
    • Zugang ständig: Taschenrechner, Kopierer (in einem extra Raum auf der Etage, wegen Feinstaubbelastung)
  • EDV-gestützte Büro-Techniken:
    • nicht mehr vorhanden (veraltet): Programmierbarer Tisch-/Taschenrechner, Schreibautomaten, Textcomputer, Großrechner
    • Zugang ständig: Personalcomputer (an jedem Schreibtisch), Barcode-Scanner (an jedem Schreibtisch)
  • Dateneingabe-/ausgabegeräte:
    • Zugang ständig: Drucker (in einem extra Raum auf der Etage, wegen Feinstaubbelastung)
  • Kommunikationsmittel:
    • nicht mehr vorhanden (veraltet): Sprechanlage, Personenruf-/suchanlage, Rohrpost, Telex, Fernschreiber
    • Zugang ständig: Telefon (an jedem Schreibtisch), Anrufbeantworter, Faxgerät (in der untersten Etage, wird auch so gut wie nie benötigt), E-Mail
  • Software
    • MS-Office: wird hauptsächlich für Mahnwesen, Rechnungen und Öffentlichkeitsarbeit verwendet
    • Bibliotheca Plus: wird zur Einarbeitung von Medien, Nutzerkontenverwaltung, für den Ausleihvorgang und zum Erstellen von Statistiken über Nutzung und Bestand verwendet
    • Internet: Amazon-Recherche (sinnvoll für Recherche von Medien für die Fernleihe, da die Fernleih-Datenbank nur mit konkreten Infos arbeitet. Es gibt keine Möglichkeit Suchbegriffe einzugeben, falls jemand keine konkreten Infos hat)
  • Bedienanleitungen, EDV-Handbücher
    • es ist ein Handbuch zu dem Programm Bibliotheca vorhanden, allerdings wird bei Problemen mit dem Programm eher die hausinterne EDV-Abteilung kontaktiert.
  • Prüf-/Messwerkzeuge: nicht vorhanden
  • Sonstige Arbeitsmittel:
    • Quittungsdrucker (an der Verleihtheke)
    • Registrierkasse (hinter der Verleihtheke)


Informationen (B 2.2)Bearbeiten

AuslöseinformationenBearbeiten

  • Welche Info wird benutzt?: Anfrage eines Nutzers bezüglich der Ausleihe von (bereits ausgewählten?) Medien
  • Woher kommt die Info?: Vom Nutzer


MeldungenBearbeiten

  • Welche Meldungen benutzt die Arbeitende?
    • Meldung in roter Schrift und mit Signalleuchte, dass der Ausweis abgelaufen ist und die Jahresgebühr bezahlt werden muss
    • Meldung, dass Mahngebühren offen sind (welche Schriftfarbe? Mit Signalleuchte?)
    • Meldung in roter Schrift und mit Signalleuchte, dass die FSK-Grenze für ein Medium noch nicht erreicht wurde
    • Meldung in blauer Schrift, dass der Barcoder falsch eingescannt wurde bzw. der falsche Barcode eingescannt wurde
    • Meldung, dass noch weitere Teile des Mediums aus einer separaten Schublade eines Schranks hinter der Verleihtheke entnommen werden müssen (welche Schriftfarbe? Mit Signalleuchte?)
  • Von welchen Arbeitsplätzen, welchen Abteilungen oder betriebsexternen Stellen erhält sie die Meldungen?
    • Meldung wird durch das Programm Biblioteca generiert, welches die Basisinformationen, die in der Medien- un d Nutzerdatenbank gespeichert sind, mit den Voraussetzungen abgleicht, die für eine Ausleihe als gegeben definiert sind und gibt eine Meldung aus, falls dies nicht der Fall sein sollte


BasisinformationenBearbeiten

  • Gültigkeit der Nutzerausweise
    • in der Nutzerdatenbank von Bibliotheca
    • Info notwendig für Kassieren der Jahresgebühr
  • Alter der Nutzer
    • in der Nutzerdatenbank von Bibliotheca
    • Info notwendig für Einhaltung der FSK und Geburtstagsgrüße
  • Memo zu besonderen Eigenschaften der Nutzer
    • in der Nutzerdatenbank von Bibliotheca
    • Info notwendig für unterschiedliche dem Memo entsprechenden Handlungen


Statische InformationenBearbeiten

  • Schild auf dem Arbeitsplatz an der Verleihtheke zum Umgang mit Mahngebühren, auf dem konkrete Handlungsschritte aufgelistet sind.


Erzeugte InformationenBearbeiten

  • werden an die Nutzer in Form einer Quittung weitergegeben und den Mitarbeitern und der Führungskraft durch Einspeisung in die Datenbank zur Verfügung gestellt
  • Leihfrist entliehener oder verlängerter Medien
    • in der Mediendatenbank von Bibliotheca
    • Info wird bei der Ausleihe, Verlängerung und Rückgabe von Medien immer wieder aktualisiert bzw. neu "erzeugt"
    • notwendig für Kassieren von Mahngebühren
  • Anzahl der Verlängerungen der Leihfrist bereits entliehener Medien
    • in der Mediendatenbank von Bibliotheca
    • Info wird bei der Ausleihe, Verlängerung und Rückgabe von Medien immer wieder aktualisiert bzw. neu "erzeugt". Zudem wird sie von dem Programm automatisch mit einem definierten Höchstwert (=2) abgeglichen und bei Überschreitung wird ein Signal erzeugt.
    • Info notwendig für Verlängerungen der Leihfrist von bereits entliehenen Medien
  • Vormerkung von Medien
    • in der Mediendatenbank von Bibliotheca
    • Info wird bei der Arbeitseinheit der "Vormerkung" und der Ausleihe der Medien durch die Nutzer, die dieses vorgemerkt haben immer wieder aktualisiert bzw. neu "erzeugt"
    • Info notwendig für Verlängerungen der Leihfrist von bereits entliehenen Medien
  • Ausleihstatus der Medien
    • in der Mediendatenbank von Bibliotheca
    • Info wird bei der Ausleihe und Rückgabe von Medien immer wieder aktualisiert bzw. neu "erzeugt"


SignaleBearbeiten

  • Piepen des Barcodescanners

Informationen zu Arbeitsmitteln aus dem InterviewBearbeiten

ArbeitsmittelBearbeiten

  • Arbeitsmittel sind ausreichend vorhanden; können nachbestellt werden und werden auch zuverlässig innerhalb einer Woche geliefert
  • an jedem Arbeitsplatz steht ständig ein PC mit einem umfassenden Office-Paket und allem anderen Kram zur Verfügung
  • Kopierer stehen in einem Extra-Raum, damit die Feinstaubbelastung nicht zu groß wird
  • Faxgerät gibt es nur im Erdgeschoss des Gebäudes, nicht im Büro; wird aber auch nicht vermisst
  • Scanner stehen auch nicht im Büro, werden aber ebenfalls nicht vermisst

für die Ausleihe spezifische ArbeitsmittelBearbeiten

  • PC mit Software "Bibliotheca Plus"
  • umfasst verschiedene Programme mit verschiedenen Funktionen:

=> Maske zur Einarbeitung neuer Medien; Einspeisung in eine Datenbank, die auch Kunden einsehen können

=> Ausleihe und Rückgabe: Zugriff auf die Bewegungen auf den Nutzerkonten; Verwaltung der Nutzerdaten

=> Statistiken zu Nutzern und deren Nutzungsverhalten (welche Titel wurden wie oft und von wem ausgeliehen?)

=>  Infos über die Medien: Titel, Autor, Entleihstatus; Bestandszusammensetzung (wichtig zur Bestimmung der Neukäufe etc.)

  • ein Handbuch zu Bibliotheca Plus scheint zu existieren im Büro der Chefin
  • Einarbeitung in die Software durch Chefin etwa 1996 vorgenommen
  • zusätzlich Nutzung von Amazon, weil die Suchmaschine fehlertoleranter und effizienter ist als Bibliotheca Plus (siehe dazu auch: mögliche Belastungsfaktoren)</p> (Das verstehe ich nicht ganz. Inwiefern ist Amazon fehlertoleranter? Für was?)
  • bei Problemen kann die im Haus ansässige EDV-Abteilung zurate gezogen werden

    

weitere ArbeitsmittelBearbeiten

  • Quittungsdrucker
  • Kasse mit eigenem Quittungsdrucker
  • EC-Kartenlesegerät; wurde abgeschafft
  • Telefon
  • Möglichkeit zum Emailverkehr
  • es gibt keine Informationen, die helfen könnten, jemand anderes einzuarbeiten! Dieses müsste face-to-face durch eine informierte Mitarbeiterin geschehen


Signale des Programms bei der AusleiheBearbeiten

  • Scanner piept bei jedem eingescannten Barcode (egal ob richtig oder falsch. Ein falscher Barcode wäre in diesem Fall ein Code, der bereits beim Erwerb des Mediums auf dem Meidum angebracht war)
  • Meldung mit Signalleuchte und roter Schrift:
    • Ausweis abgelaufen: Jahresgebühr fällig
    • Alter des Nutzers ist geringer als FSK-Vorgabe
    • Geburtstag des Nutzers am aktuellen Tag
    • Leihfrist entliehener Medien überschritten
    • wenn Medium nicht mehr verlängert werden kann (weil es schon zweimal verlängert wurde oder von einem anderen Nutzer vorgemerkt wurde)
  • Fehlermeldung in blauer Schrift:
    • wenn falscher Barcode gelesen wird (ohne Erkennungsziffer der Bibliothek)
  • Memo in roter Schrift:
    • zu Besonderheiten des Nutzers, auf die geachtete werden sollte. Beispielsweise Infos zur Zuverlässigkeit oder Vollständigkeit der Rückgabe


Informationen, die an den Arbeitsplätzen der Verleihtheke stehenBearbeiten

  • ein Handlungsleitfaden zum Umgang mit Zwangsgeld (Mahngebühren). Karte, die konkrete Handlungsschritte angibt und für die Mitarbeiterinnen in der Ausleihe sichtbar ist.
  • Auflistung wichtiger Telefonnummern, die bei akuten Problemen in der Ausleihe angerufen werden sollen (z. B.: EDV, Kasse)